Eine Praxisneugründung stellt mit ihren Finanzierungs-, Organisations- und Planungsfragen eine große Herausforderung dar. Dass aber auch der Umzug einer Praxis – und sei es „nur" auf die gegenüberliegende Straßenseite – eine einzigartige logistischen Aufgabe darstellt, davon wissen auch Frau Dr. Elisabeth Temmen-Tölle und Herr Dr. Franz Heinrich Tölle aus Rheine zu berichten.

 Im Jahr 2012 zeichnete sich ab, dass durch den Bau eines Einkaufszentrums auch das Geschäftshaus des Zahnarztehepaares, in dem dieses seit vielen Jahren ihre Zahnarztpraxis betrieben hatten, dem Abbruchhammer zum Opfer fallen würde. Doch nur einen Steinwurf entfernt, in Sichtweite des alten Standortes und in bester Lage am Innenstadtring war ein Grundstück verfügbar, auf dem für die Praxis der Bauherren und für eine Bankfiliale in wenigen Monaten ein schicker und architektonisch höchst anspruchsvoller Viertelkreis-Neubau errichtet werden konnte.

Frau Dr. Temmen-Tölle denkt in der Rückschau mit gemischten Gefühlen an diese Zeit zurück. „Neben dem Umzugsstress mit tausenden von Dingen, die ineinander greifen mussten und organisiert werden wollten, standen wir nun in der Pflicht, in kürzester Zeit unsere gesamten Hygieneprozesse zu überdenken und auf den aktuellsten Stand zu bringen". Denn auch die routinemäßige Praxisbegehung durch die Kammer stand drei Wochen nach der Wiedereröffnung auf dem Terminkalender.

„Für uns war es ein Glücksfall, dass wir schon vor dem Umzug den Kontakt zu Frau Mathmann von der Firma DIOS erhielten", so Frau Dr. Temmen-Tölle weiter. „Als ausgebildete Zahnarzthelferin, Praxismanagerin und QMB stand sie uns nicht nur bei der Konfiguration der Software für unser neues Medizinprodukte- und Sterilgutmanagementsystem zur Seite sondern hat uns sowohl bei der Installation und Inbetriebnahme als auch bei der praktischen Umsetzung der gesetzlichen Anforderungen an die Hygiene und deren Dokumentation in unserem Qualitätsmanagement mir Rat und Tat betreut.

Zur Rationalisierung der Abläufe wurde das Instrumentarium, soweit möglich, in Containern und Sieben zusammengestellt. Für den zentral angeordneten „Steri-Raum" wurde die Maschinenausstattung um einen DAC Universal zur Aufbereitung von Hand- und Winkelstücken und ein validierbares Hawo-Siegelgerät erweitert.

Der vorhandene und mit einer Schnittstelle ausgestattete Klasse-B Sterilisator konnte, ebenso wie einige andere Ausstattungsgegenstände, weiter verwendet werden. Als zentraler „Regisseur" wurde dann das Medizinprodukte- und Sterilgutmanagementprogramm DIOS MP auf dem im Netzwerk eingebundenen PC des Aufbereitungsraums installiert und übernahm ab diesem Zeitpunkt die Protokollierung und Archivierung der durch die Sterilisationsassistentin freigegebenen Chargen.

Da in den neuen Praxisräumen vom Start weg an jedem Behandlungsplatz ein separater PC zur Verfügung stand, können nun auch während der Behandlung die aufbereiteten Instrumente in der elektronischen Patientenakte dokumentiert und zudem auch alle weiteren eingesetzten oder verbrauchten Medizinprodukte und Materialien erfasst werden. Für die wirtschaftliche Nachkalkulation der Behandlungskosten ein wertvolles Kontrollinstrument. Nach der Anlage aller im Hygienebereich tätigen Mitarbeiter mit der Hinterlegung ihrer Ausbildungen, der Planung und Speicherung von Belehrungen, Schulungen und Schutzimpfungen wurden in DIOS MP im nächsten Schritt die Geräte mit allen Daten, Checklisten, Wartungen, Validierungen und Vorkommnissen erfasst. Arbeitsanweisungen, und Produtkinformationen sowie Verarbeitungsanweisungen und Sicherheitsdatenblätter wurden ebenso in der Software hinterlegt wie die Nutzungszyklen der Instrumente oder wiederkehrende Mitarbeiter-Aufgaben.

Mit der Konfiguration und der Bestandserfassung der Materialwirtschaft wurde schließlich einer der mächtigsten Funktionsbereiche von DIOS MP in Betrieb genommen. Hersteller und Lieferanten wurden angelegt, erste Lieferungen gescannt, Lagerbestände – auch in den Kellerräumen – erfasst und für jedes Produkt ein Mindestbestand und eine Standard-Nachbestellmenge definiert.

Die Auswirkungen all dieser Maßnahmen zeigen sich bereits bei morgendlichen Start des Systems: DIOS MP zeigt alle anliegenden Aufgaben an, warnt vor überlagerten Produkten oder nachzusterilisierenden Instrumenten und erinnert, wenn Gerätewartungen anstehen. Auf der Basis der gespeicherten Verbräuche erzeugt das Programm Bestellvorschläge, die manuell ergänzt und dann auf verschiedenen Kommunikationswegen an die Lieferanten versendet werden. Neu angeliefertes Material wird, oft schon mit einem schnellen Durchgang mit dem Scanner, erfasst den Lagerorten zugeordnet und damit dem durch MP kontrollierten Verbrauchskreislauf zugeführt.

Dass eine solch fein abgestimmte Organisation nicht an einem Nachmittag zu installieren und einzuführen ist, versteht sich von selbst. Nach der Systeminstallation wurde das Praxisteam Temmen-Tölle in mehreren Vor-Ort-Terminen in Rheine aber auch durch eine Intensivschulung bei DIOS in Reken mit dem Programm vertraut gemacht. Darüber hinaus wurde DIOS beauftragt, gemeinsam mit allen Mitarbeitern das Medizinprodukte- und Sterilgutmanagementsystem mit allen individuellen Einstellungen an die Arbeitsprozesse in der Praxis anzupassen. Auch kurz vor der Begehung stand Frau Mathmann zu einem letzten Kontroll-Check und zur Beantwortung noch offener Fragen zur Verfügung.

Nach all dem Bau- und Umzugsstress haben sich die zeitlichen und finanziellen Investitionen in das neue System für die Praxis Temmen-Tölle gelohnt. „Wir sind froh, mit unserem Team nun in einer optimal ausgestatteten und hygienisch perfekt organisierten Praxis mit sechs Behandlungsräumen arbeiten zu können. Unseren Patienten bieten wir damit in jeder Hinsicht eine Behandlungsqualität auf höchstem Niveau. Auch die völlig unproblematische Begehung ohne jegliche Mängelfeststellung zeigt, dass hier perfekt gearbeitet wurde ", zieht auch Dr. Franz Heinrich Tölle eine äußerst zufriedene Bilanz der Praxisverlagerung und damit auch der Neuorganisation des Medizinprodukte- und Sterilgutmanagements.

Fotos: Gerold Kalter, DIOS GmbH · Teamfoto: Sven Rapreger, Rheine